در عصر کنونی و کسب و کار های جدید مشتریان به نکات بسیار زیادی توجه دارند از جمله آنها این است که در سازمان شما یک پرستیژ کاری چگونه رعایت می  گردد و شما به چه چیزهایی توجه می کنید و برای شما چه موارد مهم است.

شاید به سازمانی مراجعه کرده باشید و دیده باشید هر کسی و هر معاونتی برای خود یک رویه کاری دارد و برای خود از انواع سلایق  بهره مند است.

از رنگ گرفته تا نوع پوشش و نوشته ها و هرچیزی که شما فکر کنید از انواع مختلف آن می بینید و شاید برای شما گیج کننده باشد و شما نتوانید بخوبی در این سازمان تشخیص دهید که این قسمت چه کاری انجام میدهید.

باید پیش چه کسی کار خود را ادامه بدهید و انواع تفکرات برای شما که مخاطب آن ها بوده اید پیش خواهد آمد.

اگر شما کارمند چنین سازمانی باشید شاید بیشتر سردرگم می شوید و برایتان دردسرهای این عدم یکسان سازی بوجود آمده ،شاید رنگی استفاده کرده اید که مدیر شما به آن علاقه نداشته و شما را بی سلیقه خوانده و شاید جمله ای در مکاتبات خود بکار برده اید که شما را بی سواد خوانده اند و این ها همه از تنوع و بدون استاندارد سازی فعالیتهای سازمان شما بوده است.

اگر  این همه تنوع را یکسان سازی نماید و همه کارکنان و مدیران از آن پیروی کنند و برای همه این استاندارد ها شناخته شده باشد و درد سری هم برای کسی بوجود نخواهد آمد و سازمان شما از دیدگاه بیرونی دارای یک پرستیژ کاری خوبی است.

---

• پرستیژ در مکاتبات اداری:

مکاتبات اداری بیشترین تاثیر در پرستیژ سازمان شما را دارد وقتی کارکنان در این سازمان از یک رویه مشترک برای مکاتبات اداری پیروی نکنند انواع نوشته ها و فونت ها و سربرگ ها در مکاتبات را شاهد خواهیم بود.

اگر این یکسان سازی برای کارکنان تعریف نشده باشد یکی از افراد با نام خدا می گذارد یکی نمی گذارد، یکی در ابتدای نامه با سلام و احترام می نویسد یکی سلام علیکم می نویسد، یکی از سربرگ رنگی استفاده می کند یکی سیاه و سفید، یکی از مکاتبات داخلی بایک فرمتی که خودش طراحی کرده و بدون فرمت سازمانی، استفاده می نماید یکی دیگر با یک فرمت دیگر، یکی از فونت B Nazanin و دیگر از B Yekan و کسی دیگر از B Titr و انواع فونت ها را شما در سازمان مشاهده می کنید، می بینید که چه نا بسامانی در سازمان وجود دارد.

راه حل چیست:

راه حلی که به نظر می رسد برای اینکه شما پرستیژ را در مکاتبات خود حفظ کنید شامل موارد زیر است :

• انواع سربرگ های مناسب با آرم سازمان تهیه نمایید این سربرگ ها باید در اندازه های مختلف تهیه شود.
• نحوه نگارش ابتدای نامه و انتهای نامه و همچنین محل امضاء را مشخص کنید.
• رنگهای مجاز برای مکاتبات را باید تعریف کنید.
• فونت مناسب سازمان خود را شناسایی نمایید و آن را ابلاغ نمایید.
• نحوه مکاتبات داخلی و برون سازمانی خود را مشخص کنید.
• افراد مجاز صاحبان امضاء در سازمان مشخص باشد.

یک نمونه سربرگ می باشد که طراحی شده و شما می توانید انواع مختلفی از سربرگ ها را طراحی نماییدو یکی را ابلاغ نمایید.

توجه داشته باشید که شما علاوه بر نوع سربرگ مکاتبات که طراحی می نماید باید لوح فشرده، کارت ویزیت، پاکت های نامه و… هر آنچه که مربوط به مکاتبات می شود یکسان سازی نمایید.

این یکپارچگی را در تمام سازمان خود گسترش دهید و حتی قسمتهایی که بیرون از سازمان شما فعالیت می کنند و یا بصورت نمایندگی و یا هر گونه ارتباطی با شما دارند باید از این الگوها پیروی نمایند تا این یکپارچه گی در سازمان حفظ شود.

هر مراجعه کننده به هر جای سازمان شما که می رود بایک رویه و یک شکل مواجه گردد و از این پرستیژ مکاتبات شما لذت ببرد.

---

• پرستیژدر ظواهر کارکنان:

درسازمان های موفق کارکنان همه به یک صورت و یک شکل مناسب حضور دارند و ظواهر و پوشش خود را با رعایت کردن مسائلی که سازمان به آنها ابلاغ کرده رعایت می نمایند.

کارکنان در محیط کاری نباید با هر نوع پوشش و لباسی که تمایل دارند حاضر شوند زیرا در دید  مخاطب یک سازمان بی نظمی به نظر خواهد آمد که هر فردی هر کاری که دوست داشته باشد انجام می دهد و یک حس بی اعتمادی در بین مخاطبان بوجود خواهد آمد.

شما برای این که مشکل برطرف گردد باید اقدامات زیر را انجام دهید:

• معیار های برای پوشش آقایان و خانم ها تعریف نمایید و اگر بتوانید این پوشش ها یکسان باشد بسیار زیبا و اثر گذار تر خواهد بود.
• معیاری برای آرایش سرو صورت خانم ها و آقایان مد نظر قرار دهید.
• معیار ها و استاندارد های رنگ پوشش را مشخص کنید.
• معیاری برای پوشیدن کفش ها تعیین کنید.
• باید معیا رهای و نوع طراحی لباس برای بخشهای مختلف سازمان نیز طراحی گردد مثلا کارکنان تولیدی ،مدیران و … به نوع مشخصی انجام گردد تا تاثیر خوبی داشته باشد.
• دکمه های سرآستین،یقه ها و اندازه و قد لباس ها باید دارای استاندارد مشخصی باشد.

---

• پرستیژ چیدمان محیط کار:

بسیاری از کارکنان در چیدمان محیط کاری خود انواع سلایق را بکار می برند و باعث شلوغی محیط کار آنها می شود.

البته باید توجه نمود این سلایق بسیار خوب است ولی د رنوع رنگ محیط کار، رنگ میز کار و صندلی ها و اقلام اداری باید سازمان استانداردی را تعریف کند و کارکنان نسبت به آن پایبند باشند و این موضوع را اهمیت داده و برای آن ارزش قایل شوند.

برخی از این معیار ها شامل:

• اگر قرار است گل نگهداری شود میزان و اندازه گل ها تعریف گردد.
• رنگ اتاقها با یک استاندارد مشخص تعیین گردد.
• نحوه استقرار میزهای اداری و قفسه های بایگانی رعایت گردد.

همین حالا تیمی را تشکیل دهید و از افراد خوش سلیقه و طراح که در سازمان شما مشغول به کار هستند دعوت به عمل آورید و از آنها بخواهید در خصوص تعیین معیارهای پرستیژ نظر بدهند و شما را در این امر یاری نمایند.

اگر این افراد از واحد های مختلف باشد شما به استانداردهایی می رسید که تعداد زیادتری از سازمان قبول دارند و شما راحت تر می توانید این الگو ها پیاده سازی نمایید. توجه داشته باشیدبرخی از این استاندارد ها ممکن است سالیان سال برای سازمان شما ماندگار باشد پس این انتخاب ها بسیار با اهمیت است.

همین امروز اقدام کنید تا پرستیژ برتری نسبت به سازمانهای رقیب خود داشته باشید.